Quy trình tiếp nhận, phản biện và phê duyệt bản thảo

Tạp chí nhận bài thông qua một hệ thống quản lý biên tập và xuất bản trực tuyến, không nhận bản thảo giấy cũng như qua email. Để nộp bài qua hệ thống, tác giả liên hệ sẽ phải tạo tài khoản và thực hiện các bước như hướng dẫn cho tác giả. Bản thảo phải đảm bảo yêu cầu về nội dung và có định dạng quy định trong mẫu đính kèm.

Thể lệ đăng bài

THỂ LỆ VIẾT BÀI BÁO KHOA HỌC ĐĂNG TRÊN TẠP CHÍ

Các bài báo khoa học đăng trên Tạp chí cần đạt những yêu cầu sau:

Bài báo chưa gửi đăng ở bất kỳ báo, tạp chí nào.

Bản thảo là bản điện tử (nội dung định dạng file: *.doc, *.docx, hình ảnh định dạng file: *.tif, *.jpg) trình bày trên khổ giấy A4, dung lượng không quá 4.000 từ, gồm 5 phần được đánh số theo thứ tự từ 1 đến 5: đặt vấn đề, phương pháp, kết quả, bàn luận, kết luận và khuyến nghị.Từ viết tắt phải được chú thích trước khi dùng. Bài viết gửi trên website w.w.w.jcvb.vn hoặc email: tapchi.nicvb@gmail.com

Bố cục bài viết gồm các phần sau:

  1. Tiêu đề: ngắn gọn, súc tích, thể hiện được nội dung chính của bài báo, được viết chữ in hoa, in đậm, cỡ chữ 14pt.
  2. Tác giả:

- Tên tác giả trình bày theo thứ tự tương ứng với mức độ đóng góp từ nhiều đến ít so với các tác giả khác trong nhóm, kèm thông tin về cơ quan công tác của từng tác giả.

- Tên tác giả viết bằng chữ thường, đậm và căn giữa. Tên cơ quan tác giả được viết thường, nghiêng và căn giữa. Liên kết giữa tác giả và tên cơ quan được trình bày theo dạng chỉ số trên, dạng số. Tên, số điện thoại, email của tác giả chịu trách nhiệm liên hệ; đánh dấu * trên tên của tác giả liên hệ (được tạo bằng footnote của phần mềm Microsoft Words).

- Tên bài, tên tác giả, cơ quan công tác, tóm tắt và từ khoá bằng tiếng Anh (nếu bản thảo bằng tếng Việt) hoặc ngược lại.

  1. Tóm tắt kết quả nghiên cứu:

- Viết ngắn gọn khoảng 200 - 250 từ theo cấu trúc: đặt vấn đề, mục tiêu, phương pháp, kết quả và kết luận.

- Từ khoá: thể hiện được vấn đề chính mà nghiên cứu đề cập đến, tiêu biểu, ngắn gọn, tối đa 6 từ hoặc cụm từ.

  1. Bản thảo bài báo

- Bản thảo là bản điện tử (nội dung định dạng file: *.doc, *.docx, hình ảnh định dạng file: *.tif, *.jpg) trình bày trên khổ giấy A4, dung lượng không quá 4.000 từ, gồm 5 phần được đánh số theo thứ tự từ 1 đến 5: đặt vấn đề, phương pháp, kết quả, bàn luận, kết luận và khuyến nghị.

- Bản thảo sử dụng bảng mã Unicode:TCVN 6909:2001 (Times New Roman), cỡ chữ 12, lề mỗi chiều 2,5cm, lùi đầu dòng 1cm, giãn cách dòng 1,5pt; giãn cách đoạn phía trên 0 pt, phía dưới 0 pt.

- Tiêu đề chính mỗi chương viết bằng chữ in đậm, cỡ chữ 12, đánh số 1, 2, ...

- Hạn chế sử dụng chữ viết tắt, cụm từ viết tắt không nên quá 5 chữ, các chữ viết tắt phải có chú thích trong lần xuất hiện đầu tiên ở phần text.

 Tài liệu tham khảo

- Trích dẫn tài liệu tham khảo được trình bày sử dụng phần mềm Endnote (http://endnote.com/), sử dụng định dạng tài liệu tham khảo theo kiểu Vancouver, đánh số trong ngoặc [ ] theo trình tự xuất hiện trong bài báo.

- Tài liệu tham khảo được đặt trước dấu chấm câu. Khi trích dẫn từ 2 tài liệu tham khảo trở lên, giữa các tài liệu cách nhau bằng dấu phẩy, ví dụ: [2, 10]. Với nhiều tài liệu liên tục, dùng dấu gạch ngang giữa tài liệu tham khảo đầu và cuối, ví dụ: [2-5]. Không tách riêng tài liệu tham khảo tiếng Việt và tiếng Anh.

Sau khi nhận bài báo khoa học của các cộng tác viên, Ban biên tập sẽ mời các chuyên gia, các nhà khoa học trong ngành hoặc chuyên ngành cho ý kiến phản biện khoa học và liên hệ lại với tác giả khi cần thiết. Các bài báo không được sử dụng đăng, Tạp chí không trả lại bản thảo. Các tác giả phải chịu trách nhiệm trước Ban biên tập, trước công luận về bài viết của mình theo Luật Báo chí hiện hành.

Quy trình bình duyệt

Quy trình sơ duyệt:

- Sau khi tác giả gửi bài qua website (w.w.w.jcvb.vn), Ban biên tập sẽ phản hồi trực tiếp/phản hồi qua email, hoặc qua trang web Tạp chí đã nhận bài viết. Các bài viết này sẽ được Ban biên tập và Tổng biên tập kiểm duyệt. Nội dung thẩm định gồm: Bài viết có đáp ứng đủ các quy trình và chuẩn mực của Tạp chí về hình thức, cấu trúc, nội dung. Thời gian ban biên tập trả lời tác giả bài báo đã được nhận từ ??? ngày, tính từ thời điểm hệ thống ghi nhận và có thư cảm ơn tác giả đã gửi bài tới tạp chí.

- Kết quả sơ loại: nếu bài viết đáp ứng quy chuẩn, Tạp chí sẽ gửi cho tác giả thông báo chấp nhận bài viết để đưa vào quy trình phản biện; nếu bài viết chưa đáp ứng quy định, có 2 trường hợp: (1) bài báo có thể chỉnh sửa và xem xét lại, Tạp chí gửi trả lại, cho phép tác giả chỉnh sửa để đáp ứng quy chuẩn đã quy định; (2) bài báo không thể chỉnh sửa thêm/bài báo dù thỏa mãn nhưng có sai lầm cơ bản về mặt khoa học hay nội dung đi ngược với tôn chỉ, mục đích, phạm vi hoạt động của Tạp chí, ban biên tập sẽ gửi thông báo không được chấp nhận đưa vào quy trình phản biện. Thời gian ban biên tập phản hồi thông tin sơ duyệt từ 3-5 ngày, tính từ khi Tạp chí thông báo nhận bài từ tác giả.

Quy trình Phản biện khoa học:

- Sau khi sơ duyệt, bài báo được gửi mời ít nhất 2 phản biện khoa học độc lập (theo đúng chuyên ngành khoa học của bài báo) theo chỉ định của Tổng Biên tập trên cơ sở đề xuất của Ban biên tập. Các phản biện khoa học thực hiện phản biện kín 2 chiều và cho ý kiến nhận xét bài báo căn cứ vào nhiều tiêu chí cụ thể để thẩm định bài viết. Tổng thể nội dung phản biện tập trung vào 6 nội dung chính sau:

+ Đánh giá về hình thức và cấu trúc bài báo.

+ Đánh giá về sự phù hợp giữa tên bài viết với tóm tắt (abstract) và nội dung toàn bài viết.

+ Đánh giá về độ phù hợp của cơ sở lý thuyết sử dụng trong nghiên cứu.

+ Đánh giá đối tượng và phương pháp nghiên cứu.

+ Đánh giá về độ tin cậy của dữ liệu nghiên cứu.

+ Đánh giá về ý nghĩa khoa học và thực tiễn của bài báo.

- Kết luận của phản biện có thể là:

+ Đồng ý xuất bản không cần chỉnh sửa

+ Đồng ý xuất bản sau khi chỉnh sửa không cần gửi phản biện xem lại

+ Tác giả cần chỉnh sửa, gửi phản biện xem lại

+ Không đồng ý xuất bản

- Thời gian phản biện đọc và gửi lại nhận xét: Từ 5-10 ngày, tính từ ngày tòa soạn gửi bài cho mỗi phản biện. Đối với những nghiên cứu phức tạp thời gian phản biện có thể kéo dài hơn, nhưng không quá 30 ngày. Một số trường hợp đặc biệt, Tổng Biên Tập có thể đề nghị chuyên gia phản biện cho ý kiến nhận xét gấp.

- Khi tác giả nhận được nhận xét từ phản biện khoa học bài báo đồng ý hoặc cần chỉnh sửa trước khi đăng, thời gian tác giả chỉnh sửa và gửi lại bài báo cho ban biên tập từ 1-7 ngày, tính từ ngày tòa soạn gửi nhận xét cho tác giả (một số trường hợp đặc biệt, Tạp chí có thể yêu cầu tác giả chỉnh sửa và gửi lại gấp).

- Thời gian hoàn thành giai đoạn phản biện: Từ 10 đến 30 ngày (trừ trường hợp đặc biệt), tính từ khi tòa soạn thông báo nhận bài và đưa vào quy trình phản biện đến khi có quyết định về tình trạng bài viết.

Quy trình duyệt đăng:

- Tổng biên tập sẽ cho ý kiến duyệt đăng hoặc không duyệt đăng cho các trường hợp: bài báo được 2 phản biện cho ý kiến chấp nhận đăng. Nếu Tổng biên tập duyệt đăng, tòa soạn sẽ gửi cho tác giả thông báo chấp thuận đưa bài báo vào danh sách đợi đăng. Trong trường hợp tác giả cần xác nhận bài báo được đăng, Tạp chí sẽ làm giấy xác nhận đăng bài cho tác giả khi chưa tới kì xuất bản; bài báo được các phản biện cho ý kiến từ chối không cho đăng. Nếu Tổng biên tập duyệt không đăng, tòa soạn sẽ gửi thông báo cho tác giả bài viết không được chấp thuận đăng.

- Thời gian ban biên tập thông báo kết quả duyệt đăng cho tác giả từ: 5-10  ngày, tính từ khi tòa soạn nhận đủ 2 phản biện độc lập của các chuyên gia đồng ý cho đăng bài trên tạp chí.

Đạo đức xuất bản

Nhiệm vụ của tác giả

Quyền tác giả: Chỉ những cá nhân có đóng góp đáng kể vào nghiên cứu mới có quyền tác giả về bài viết.

Tiêu chuẩn về bản thảo bài viết: Tác giả/Các tác giả cần cung cấp bản thảo bài viết đến Tạp chí về kết quả nghiên cứu chưa từng được công bố/xuất bản tại bất kỳ ấn phẩm/trang thông tin nào. Tác giả/Các tác giả cũng nên trình bày khách quan về tầm quan trọng của bài nghiên cứu.

Tính nguyên bản của bản thảo, đạo văn và xác nhận nguồn: Tác giả/Các tác giả cần đảm bảo tính nguyên bản của bài viết trước khi gửi đến Tạp chí. Nếu tác giả sử dụng tài liệu hay lời trích dẫn của các nhà khoa học khác, thì tác gỉả cần phải trích dẫn, trích nguồn hoặc xin phép được sử dụng tài liệu đó trong nghiên cứu.

Truy cập và lưu trữ tài liệu: Dữ liệu, tài liệu tham khảo và các thông tin khác trong bài nghiên cứu phải được trình bày chính xác và đầy đủ để có thể được nhân rộng nghiên cứu. Nếu trong bài viết có sự gian lận hoặc cố ý đưa ra các nhận định không chính xác thì tác giả/các tác giả được coi là có hành vi phi đạo đức. Tác giả/Các tác giả cần cung cấp dữ liệu hỗ trợ nghiên cứu cho quá trình biên tập và truy cập công khai vào dữ liệu đó. Dữ liệu trong bài viết cần được lưu giữ trong một thời gian hợp lý sau khi xuất bản.

Nhiều ấn phẩm: Tác giả/Các tác giả không xuất bản các bản thảo có cùng một nội dung nghiên cứu trên nhiều hơn một tạp chí hoặc đơn vị xuất bản.

Tuyên bố về xung đột lợi ích: Trong bản thảo bài viết, tất cả tác giả cần nêu rõ các mối quan hệ cá nhân và các nguồn tài chính với những cá nhân khác hoặc các tổ chức có khả năng tác động không phù hợp đến công trình nghiên cứu. Tác giả/Các tác giả cần liệt kê cụ thể các nguồn hỗ trợ tài chính cho việc thực hiện nghiên cứu và/hoặc hoàn thiện bài viết. Nếu nguồn tài trợ không có bất kỳ sự liên quan nào thì tác giả/các tác giả cũng cần phải tuyên bố rõ ràng trong bài viết. Các tác giả cần trình bày sớm nhất có thể những mâu thuẫn tiềm ẩn về quyền lợi liên quan đến bài viết.

Thông báo về các sai sót trong ấn phẩm đã xuất bản: Khi tác giả/các tác giả phát hiện có sai sót trong bài viết đã xuất bản thì phải thông báo ngay cho Ban Biên tập của Tạp chí để rút bài hoặc sửa chữa những nội dung cụ thể trong bài viết nếu Ban Biên tập nhận thấy cần thiết. Nếu Ban Biên tập và Tạp chí nhận được thông báo từ bên thứ ba về lỗi sai trong ấn phẩm, thì tác giả/các tác giả có trách nhiệm  hợp tác kịp thời cùng với Ban Biên tập, bao gồm việc cung cấp đầy đủ bằng chứng cho Ban Biên tập khi được yêu cầu.

Nhiệm vụ của chuyên gia phản biện

Đóng góp trong quyết định biên tập: Nhiệm vụ của các nhà khoa học - chuyên gia phản biện nhằm hỗ trợ Ban Biên tập Tạp chí đưa ra quyết định trong quá trình biên tập và thông qua nhận xét cụ thể các nghiên cứu, từ đó hỗ trợ tác giả/các tác giả và Tạp chí nâng cao chất lượng bài viết. Khi chuyên gia phản biện được Tạp chí mời mà nhận thấy bản thân không đủ điều kiện, tiêu chuẩn để thực hiện phản biện nghiên cứu được gửi đến hay biết rằng nếu thực hiện phản biện cũng sẽ không mang tính khả thi thì cần phải thông báo ngay cho Ban Biên tập và gửi thư từ chối lời mời tham gia vào quy trình phản biện của Tạp chí.

Tính bảo mật: Bất kỳ bản thảo nào đang trong quy trình phản biện của Tạp chí thì đều được xem như là tài liệu bảo mật. Chuyên gia phản biện không được chia sẻ tất cả các đánh giá hoặc thông tin về bài viết với bất kỳ ai hay liên hệ trực tiếp với tác giả mà không được sự đồng ý của Ban Biên tập. Chuyên gia phản biện không được sử dụng các tài liệu/kết quả nghiên cứu trong bản thảo bài viết mà không có sự đồng ý của tác giả/các tác giả.

Cảnh báo về các vấn đề đạo đức: Các chuyên gia phản biện cần có nhận thức cao về các vấn đề xung đột lợi ích tiềm ẩn liên quan đến bài viết và thông báo ngay đến Ban Biên tập, bao gồm bất kỳ sự tương đồng và trùng lặp đáng kể giữa các bản thảo đang xem xét với các bài viết đã được công bố mà chuyên gia phản biện biết đến.

Tiêu chuẩn về tính khách quan: Công tác phản biện cần được thực hiện một cách khách quan mà không có sự thiên lệch mang tính cá nhân nào trong quá trình phản biện bản thảo. Việc phê bình cá nhân tác giả/các tác giả đang gửi bản thảo bài viết được coi là không phù hợp. Nếu chuyên gia phản biện đề xuất tác giả đưa trích dẫn nghiên cứu của mình (hoặc cộng sự) vào bài viết thì đó là vì lý do khoa học chính đáng chứ không phải vì mục đích làm tăng số trích dẫn bài nghiên cứu hay nâng cao tính minh bạch của công trình nghiên cứu của mình (hoặc cộng sự).

Nhiệm vụ của Ban Biên tập

Quyết định xuất bản: Ban Biên tập của Tạp chí chịu hoàn toàn trách nhiệm và độc lập đối với việc quyết định đăng tải và xuất bản các bài viết gửi về Tạp chí. Mọi thành viên Ban Biên tập phải tuân thủ các chính sách của Tạp chí và chịu sự ràng buộc từ các quy định pháp luật khác.

Phản biện của chuyên gia: Thành viên Ban Biên tập phải đảm bảo tính công bằng, không thiên vị và đúng hạn trong quy trình phản biện. Bài viết phải được phản biện bởi ít nhất 2 chuyên gia độc lập bên ngoài và khi cần thiết thành viên Ban Biên tập có thể tham khảo thêm các ý kiến khoa học khác. Thành viên Ban Biên tập cần lựa chọn chuyên gia phản biện có chuyên ngành phù hợp với lĩnh vực nghiên cứu của bài viết để tránh việc lựa chọn các chuyên gia phản biện không phù hợp.

Tính công bằng: Thành viên Ban Biên tập đánh giá bản thảo gửi đến Tạp chí dựa trên nội dung khoa học. Ban Biên tập cần thiết lập một cơ chế minh bạch để đưa ra các quyết định biên tập các bài viết của Tạp chí.

Tính bảo mật: Thành viên Ban Biên tập phải đảm bảo tính bảo mật của tất cả các bản thảo gửi đến Tạp chí và các cuộc trao đổi với chuyên gia phản biện. Thành viên Ban Biên tập cần giữ kín thông tin về các chuyên gia phản biện và không được phép sử dụng các thông tin trong bản thảo để phục vụ cho mục đích cá nhân.

Công khai về xung đột lợi ích: Thành viên Ban Biên tập không được tham gia vào quy trình xét duyệt các bài viết mà họ tự viết hoặc các thành viên gia đình, đồng nghiệp tham gia viết, hay là bất cứ vấn đề gì liên quan đến sản phẩm hay dịch vụ mà trong đó thành viên Ban Biên tập được hưởng lợi ích.